Abaixo, seguem dicas para o instrutor/facilitador do treinamento. Nada como se preparar e organizar para iniciar um curso, deste momento vêm o sucesso final do treinamento.
A forma de se trabalhar com o colaborador é muito valorizado e importante nas organizações que aprendem, por isso é fundamental o instrutor se preparar para corresponder a estas expectativas.
DICAS PARA O INSTRUTOR
• Organize-se com antecedência, revisando o plano de aula e os temas que serão abordados. Lembre que você é o responsável pela facilitação da aprendizagem dos participantes e pela multiplicação dos conhecimentos propostos.
• Chegue, no mínimo, 15 minutos antes do horário marcado para ter tempo de se preparar, organizar seus materiais e testar suas ferramentas de trabalho.
• Há atividades que exigem o uso de materiais específicos e isso estará sempre indicado no plano de aula do encontro. Confira se todos os materiais previstos estão disponíveis. Se faltar algo, solicite ou providencie antecipadamente. Muitas vezes, os materiais são textos ou formulários que devem ter o número de cópias proporcional ao de participantes ou subgrupos de trabalho. Portanto, fique atento para ter em mãos a quantidade certa de material para determinada atividade.
• Observe e cumpra o tempo total estipulado para cada atividade, distribuindo-o corretamente quando a atividade tiver mais de uma etapa. Isso é muito importante para as atividades não se tornarem cansativas e para que os participantes possam vivenciar todos os conhecimentos e práticas propostas dentro do tempo preestabelecido.
• No plano de aula, você encontra uma breve explicação de cada atividade a ser realizada com os participantes. Na maioria das atividades, há também uma indicação de textos de apoio, o que contribui com a sua prática e o sucesso do encontro. Além disso, ajuda você a se preparar e qualificar a sua atuação no grupo. Lembre-se: os textos de apoio devem ser lidos pelo Reeditor antes do encontro e os materiais de apoio usados durante as atividades com os participantes.
• Procure sanar as dúvidas dos participantes no momento em que elas surgirem.
• Prepare-se para falar. Assim como você não iria para a guerra municiado apenas com balas suficientes para acertar o número exato de inimigos entrincheirados, também para falar não deverá se abastecer com conteúdo que atenda apenas ao tempo determinado para a apresentação. Saiba o máximo que puder sobre a matéria que irá expor. Isto é, se tiver de falar 15 minutos, saiba o suficiente para discorrer pelo menos 30 minutos. Não se contente apenas em se preparar sobre o conteúdo, treine também a forma de exposição. Faça exercícios falando sozinho na frente do espelho, ou, se tiver condições, diante de uma câmera de vídeo. Atenção: embora esse exercício sugerido dê fluência e ritmo à apresentação, de maneira geral, não dá naturalidade. Para que a fala atinja bom nível de espontaneidade fale com pessoas. Reúna um grupo de amigos, familiares ou colegas de trabalho, ou de classe, e converse bastante sobre o assunto que irá expor.
• A naturalidade pode ser considerada a melhor regra da boa comunicação. Se você cometer alguns erros técnicos durante uma apresentação em público, mas comportar-se de maneira natural e espontânea, tenha certeza de que os ouvintes ainda poderão acreditar nas suas palavras e aceitar bem a mensagem. Respeite seu estilo de comunicação. Você vai se sentir seguro e suas apresentações serão mais eficientes.
• Não confie na memória, leve um roteiro como apoio. Algumas pessoas memorizam suas apresentações palavra por palavra imaginando que assim se sentirão mais confiantes. A experiência demonstra que, de maneira geral, o resultado acaba sendo muito diferente. Se você se esquecer de uma palavra importante na ligação de duas idéias, talvez se sinta desestabilizado e inseguro para continuar. O pior é que ao decorar uma apresentação você poderá não se preparar psicologicamente para falar de improviso e ao não encontrar a informação de que necessita, ficará sem saber como contornar o problema. Use um roteiro com as principais etapas da exposição, e frases que contenham idéias completas. Assim, diante da platéia, leia a frase e a seguir comente a informação, ampliando, criticando, comparando, discutindo, até que essa parte da mensagem se esgote. Se a sua apresentação for mais simples poderá recorrer a um cartão de notas, uma cartolina mais ou menos do tamanho da palma da mão, que deverá conter as palavras-chave, números, datas, cifras, e todas as informações que possam mostrar a seqüência das idéias. Com esse recurso você bate os olhos nas palavras que estão no cartão e vai se certificando que a seqüência planejada está sendo seguida.
• Use uma linguagem correta. Uma escorregadinha na gramática aqui, outra ali, talvez não chegue a prejudicar. Entretanto, alguns erros grosseiros poderão ser fatais. Os mais graves que costumam ocorrer são: "fazem tantos anos", "menas", "a nível de", "somos em seis", "meia tola", entre outros. Mesmo que você tenha uma boa formação intelectual, sempre valerá a pena fazer uma revisão gramatical, principalmente quanto à conjugação verbal e às concordâncias.
• Saiba quem são os ouvintes. Se possível, analise o perfil da turma anteriormente, pois cada público possui características e expectativas próprias, e que precisam ser consideradas em um treinamento. Procure saber qual é o nível intelectual das pessoas, até que ponto conhecem o assunto e a faixa etária predominante. Assim, poderá se preparar de maneira mais conveniente e com maiores chances de sucesso.
• Tenha começo meio e fim. Planejamento é fundamental, apresente a todos o cronograma do treinamento, mostrando tudo que vai acontecer e quais assuntos abordará. Assim, os treinandos acompanharão seu raciocínio com mais facilidade, porque saberão aonde deseja chegar. Em seguida, transmita a mensagem, sempre facilitando o entendimento das pessoas. Se, por exemplo, deseja apresentar a solução para um problema, diga antes qual é o problema. Se pretende falar de uma informação atual, esclareça inicialmente como tudo ocorreu até que a informação nova surgisse.
• Tenha uma postura correta. Evite apoiar-se apenas sobre uma das pernas e procure não deixá-las muito abertas ou fechadas. É importante que se movimente diante dos treinandos para que realimentem a atenção, mas esteja certo de que o movimento tem algum objetivo, como por exemplo, destacar uma informação, reconquistar parcela do auditório que está desatenta, etc. Caso contrário é preferível que fique parado. Cuidado com a falta de gestos, mas seja mais cauteloso ainda com o excesso de gesticulação. Procure falar olhando para todas as pessoas, girando o tronco e a cabeça com calma, ora para a esquerda, ora para a direita, para valorizar e prestigiar a presença dos ouvintes, saber como se comportam diante da exposição e dar maleabilidade ao corpo, proporcionando, assim, uma postura mais natural. O semblante é um dos aspectos mais importantes da expressão corporal, por isso dê atenção especial a ele. Verifique se ele está expressivo e coerente com o sentimento transmitido pelas palavras. Por exemplo, não demonstre tristeza quando falar em alegria. Evite falar com as mãos nos bolsos, com os braços cruzados ou nas costas. Também não é recomendável ficar esfregando as mãos, principalmente no início, para não passar a idéia de que está inseguro ou hesitante.
• Seja bem-humorado. Nenhum estudo comprovou que o bom humor consegue convencer ou persuadir os ouvintes. Se isso ocorresse os humoristas seriam sempre irresistíveis. Entretanto, é óbvio que um facilitador bem-humorado consegue manter a atenção dos ouvintes com mais facilidade. Se o assunto permitir e o ambiente for favorável, use sua presença de espírito para tornar a apresentação mais leve, descontraída e interessante. Cuidado, entretanto, para não exagerar, pois o orador que fica o tempo todo fazendo gracinhas pode perder a credibilidade.
• Use recursos audiovisuais. Esse estudo é impressionante: se apresentar a mensagem apenas verbalmente, depois de três dias os ouvintes vão se lembrar de 10% do que falou. Se, entretanto, expuser o assunto verbalmente, mas com auxílio de um recurso visual, depois do mesmo período, as pessoas se lembrarão de 65% do que foi transmitido. Mais uma vez, tome cuidado com os excessos. Nada de Power Point acompanhado de brecadinhas de carro, barulhinhos de máquina de escrever, e outros ruídos que deixaram de ser novidade há muito tempo e por isso podem vulgarizar a apresentação. Um bom visual deverá atender a três grandes objetivos: destacar as informações importantes, facilitar o acompanhamento do raciocínio e fazer com que os ouvintes se lembrem das informações por tempo mais prolongado. Portanto, não use o visual como "colinha", só porque é bonito, para impressionar, ou porque todo mundo usa. Observe sempre se o seu uso é mesmo necessário. Faça visuais com letras de um tamanho que todos possam ler. Projete apenas a essência da mensagem em poucas palavras. Apresente números em forma de gráficos. Use cores contrastantes, mas sem excesso. Posicione o aparelho de projeção e a tela em local que possibilite a visualização da platéia e facilite sua movimentação. Evite excesso de aparelhos. Quanto mais aparelhos e mais botões maiores as chances de aparecerem problemas.
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